Когда и как заменить фискальный накопитель на кассе

Фискальный накопитель — это блок памяти, помещаемый в онлайн-кассу, на который записываются все проведенные на ней операции.

Информация хранится в защищенном, зашифрованном при помощи современных криптографических технологий виде.

Фискальные накопители бывают двух видов на 15 месяцев и на 36 месяцев. По истечению срока работы модуль подлежит замене на новый.

Притом старый блок необходимо хранить в течение 5 лет. В ходе проверки ФНС имеет право потребовать накопитель.

Когда требуется замена ФН в кассе

Замена фискального накопителя производится в следующих случаях:

• Окончание срока действия — когда срок работы подходит к концу, онлайн-касса уведомит об этом, также контролировать сроки замены ФН можно в личном кабинете кассы или ОФД.
• Переполнение памяти — как и у любого носителя информации, ФН имеет определенный резерв памяти, по истечении которого блок является заполненным. Чем больше чеков проводится на кассе, тем быстрее наполняется ФН.
• Ошибки регистрации — если в ходе регистрации кассовой техники в ФНС была допущена ошибка, то накопитель блокируется и подлежит замене.
• Ошибки и поломки — если в ходе работе онлайн-кассы произошел серьезный сбой или какая-то техническая поломка, то ФН тоже может заблокироваться или перестать работать. В таком случае нужно отвезти кассу в сервисный центр.
• Смена владельца кассы — если произошла смена владельца кассы, то новый владелец не может пользоваться кассой со старым накопителем. Касса должна быть снята с учета, зарегистрирована вместе с новым ФН на нового владельца.

Очень важно контролировать отправку чеков оператору фискальных данных, так как если чеки не уходят в течение 30 дней, то касса, и соответственно, ФН блокируются.

Не менее важно контролировать время открытия и закрытия кассовых смен. Смена не может длиться более 24 часов!

Когда можно обойтись перерегистрацией ККТ

Менять фискальный накопитель нужно далеко не всегда. Иногда достаточно исправить настройки на самой кассе и выполнить перерегистрацию кассы в Налоговой службе.

Когда достаточно простой перерегистрации без замены ФН:

• Изменения места установки кассы
• Изменение режима работы устройства
• Смена оператора фискальных данных
• Изменение регистрационных данных организации или ИП

Как узнать какой ФН вы используете

Как мы уже говорили, существует только два вида ФН: на 15 и 36 месяцев.

ФН на 15 месяцев используют:

• Плательщики ОСНО
• Все, кто занимается торговлей алкоголем и другими подакцизными товарами

ФН на 36 месяцев применяют:

• Все на режимах УСН, ПСН и ЕСХН
• Занимаются оказанием услуг или выполнением работ
• Имеют сезонный бизнес

Если вы пропустили срок замены ФН, то касса просто перестанет работать.

Замена фискального накопителя в онлайн-кассе

Замена ФН может быть произведена по гарантии, если произойдет неустранимая поломка блока до окончания его срока действия.

В остальных случаях замена производится самостоятельно или платно в сервисном центре по обслуживанию контрольно-кассовой техники.

Краткая инструкция по замене ФН

Для того чтобы выполнить замену фискального накопителя в кассе нужно выполнить следующие действия:

• Закройте архив фискального накопителя: создайте отчет о закрытии смены. Проверьте отправку чеков в ОФД (обязательно должны быть отправлены все чеки). В личном кабинете на сайте Налоговой службы заполните заявление на перерегистрацию ККТ. Для этого зайдите в раздел «Учет ККТ» и выберите в списке нужную кассу. Нажмите на регистрационный номер. Выберите причину «Замена ФН». Закройте архив накопителя на онлайн-кассе. Распечатанный отчет сохраните.
• Выключите кассу. Извлеките старый блок памяти и вставьте на его место новый фискальный накопитель. Включите устройство.
• Откройте компьютер и на сайте ФНС снова откройте «Перерегистрация ККТ» внесите данные отчета о закрытии ФН и информацию о новом накопителе. Внесите настройки на кассу, синхронизируйте дату и время. По завершении перерегистрации кассы в личном кабинете в налоговой появится новая регистрационная карточка.

Если строго следовать инструкции и не допускать ошибок, то замена фискального накопителя в онлайн-кассе не составит труда. Но при самостоятельной перерегистрации всегда есть риск допустить ошибку в порядке действий и случайно заблокировать фискальный накопитель.

Рекомендуем обращаться за помощью к техническим специалистам сервисных центров.